Praktische informatie

Boeken
U kunt een reis (vrijblijvend) aanvragen via het formulier op onze website of telefonisch. Onze reisspecialist neemt contact met u op en vervolgens ontvangt u binnen enkele werkdagen een voorstel. De offerte is een voorstel en kan, indien gewenst, worden aangepast. Indien u akkoord gaat met de offerte, dan zal uw reservering definitief worden gemaakt en sturen wij u een opdrachtbevestiging / factuur toe.

Doordat Vivencia Travel kiest voor bijzondere en kleinschalige accommodaties is er slechts een beperkt aanbod van kamers beschikbaar. Daardoor is het mogelijk dat uw reis niet meer (geheel) beschikbaar is. U wordt dan ook geadviseerd tijdig te reserveren, zowel in het hoog- als in het laagseizoen. Alle reizen van Vivencia Travel zijn op aanvraag van beschikbaarheid. Is uw reis of een onderdeel daarvan niet meer beschikbaar, dan zullen wij u een vrijblijvend alternatief voorstel doen.

Wij verzoeken u vriendelijk bij het aanvragen van uw reis alle gegevens en eventuele preferenties of essenties mee te delen die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van uw reis. Controleert u verder nauwkeurig de opdrachtbevestiging / factuur en verzeker uzelf ervan dat de namen van de reizigers overeenkomen met de namen in het paspoort.

Prijzen en toeslagen
Alle vermelde prijsindicaties zijn per persoon op basis van twee samen reizende personen en onder voorbehoud van beschikbaarheid. De uiteindelijke reissom is afhankelijk van uw reisperiode en eventuele aanvullende wensen en voorkeuren. Rond feestdagen en in vakanties kan in sommige gevallen een toeslag voor de vluchten en/of het verblijf gelden. Wij informeren u graag over de meest gunstige tarieven.

Onze reizen zijn altijd inclusief vluchten (incl. belastingen en toeslagen), accommodatie, huurauto en uitgebreid reisbescheiden. Bij de combinatiereizen zijn ook de ferry overtochten inbegrepen. Mocht u een reiscomponent willen laten vallen, dan is dat uiteraard mogelijk. De reserveringskosten bedragen €17,50 per persoon met een maximum van €35,- per boeking. Niet inbegrepen in de reissom zijn een reis- en/of annuleringsverzekering. Voor alle reizen van Vivencia Travel is een reisverzekering verplicht. In het onderdeel Verzekeringen vindt u meer informatie hierover.

De prijs van de reis is afhankelijk van uw voorkeuren voor de reisperiode, het luxe niveau van de accommodatie, de verzorging, de vlucht en andere wensen. Voor elke reiscomponent zoeken wij voor u het meest gunstige tarief bij het gewenste kwaliteitsniveau. Het op maat maken van een (voorbeeld-)reis en het verwerken van preferenties is hierbij altijd inbegrepen in de prijs. In tegenstelling tot een preferentie ontvangt u voor een essentie, zijnde verzoeken voor speciale (medische) voorzieningen , altijd een schriftelijke bevestiging. De kosten bedragen €25 per essentie.

Betalen
De aanbetaling bedraagt 15% van de totale reissom, vermeerderd met de prijs van de vliegtickets (en de premie van de eventueel afgesloten verzekering en de reserveringskosten). Reden hiervoor is dat direct bij boeking de tickets betaald dienen te worden, omdat Vivencia Travel uitsluitend gebruik maakt van lijndienstvluchten en de annuleringskosten van een lijndienstticket 100% bedragen. Ook bij (kleine) wijzigingen worden door de luchtvaartmaatschappij kosten in rekening gebracht. Wellicht een extra reden om een passende verzekering af te sluiten. Uiteraard wordt de aanbetaling met de restbetaling verrekend. Aanbetaling dient plaats te vinden binnen 5 werkdagen na factuurdatum. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij (exclusieve) accommodaties op de eilanden (die alleen middels een vooruitbetaling bij boeking vast te leggen zijn) of bij speciale aanbiedingen, kan een afwijkende aanbetaling gelden. In voorkomende gevallen dient u ook rekening te houden met afwijkende annuleringscondities. Dit zal vooraf duidelijk kenbaar worden gemaakt. De hoogte van de aanbetaling en eventuele annuleringskosten staan vermeld op de offerte en de factuur.

Het restant van de reissom dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis te zijn voldaan. Bij aanmelding binnen 6 weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom per ommegaande te worden voldaan.

Reisbescheiden
Uw reisbescheiden bestaat uit vouchers en tickets, algemene reisinformatie, een gedetailleerde wegenkaart en routebeschrijvingen. Om van uw reis een echte belevenis te maken ontvangt u daarnaast een reisgids en voor u op maat gemaakte reistips. U dient zelf de reisdocumenten op juistheid te controleren. U ontvangt ook een overzicht van adressen en telefoonnummers van de hotels waar u verblijft, zodat u ook voor thuisblijvers bereikbaar bent. Uw reisbescheiden ontvangt u uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de reis.

Algemene toeristische informatie omtrent Spanje kunt u vinden op de website van het Spaans Verkeersbureau.

Reisdocumenten
Bij boeking wordt u geïnformeerd over de benodigde geldige documenten, zoals paspoort of Europese identiteitskaart en voor uw huurauto een creditcard (als borgstelling) en een geldig rijbewijs. Ook kinderen dienen over een eigen reisdocument te beschikken. Deze informatie is alleen geldig voor Nederlandse staatsburgers. U dient zelf zorg te dragen voor het bij vertrek in bezit hebben van de juiste geldige reisdocumenten. Reizigers met niet-Nederlandse nationaliteit zijn zelf verantwoordelijk voor het inwinnen van informatie omtrent de reisdocumenten bij de betreffende instanties/autoriteiten.

Reisvoorbereiding
Voordat u op reis gaat, is het goed te weten wat u kunt verwachten van uw bestemming. U kunt op de website van het Spaans Verkeersbureau alles vinden over geldzaken, voorwaarden voor reizen naar Spanje, gezondheid, feestdagen, bereikbaarheid e.d.

Vluchten
Vivencia Travel maakt gebruikt van de lijndiensten van de luchtvaartmaatschappijen Iberia, Vueling, Transavia, Airberlin en Ryanair. De vliegtijden en keuze voor een luchtvaartmaatschappij zijn afhankelijk van uw bestemming en wensen. De op deze website vermelde vluchtbestemmingen en -schema’s zijn onder voorbehoud van incidentele wijzigingen door luchtvaartmaatschappijen. Alle gepubliceerde reizen zijn gebaseerd op vertrek vanaf luchthaven Schiphol, maar u kunt uiteraard ook kiezen voor vertrek vanaf een andere Nederlandse luchthaven of vertrek vanuit bijvoorbeeld Düsseldorf of Weeze. Wij informeren u graag over de mogelijkheden en tarieven. Handige informatie over uw vertrek- en aankomstluchthaven vindt u op de website van Airport Desk.

Hier vindt u de vervoersvoorwaarden van de luchtvaartmaatschappijen waar wij mee samenwerken:
Vervoersvoorwaarden Airberlin
Vervoersvoorwaarden Iberia
Vervoersvoorwaarden Vueling
Vervoersvoorwaarden Transavia
Vervoersvoorwaarden Ryanair

Wilt u klimaatneutraal vliegen, kijk dan op onze speciale pagina voor Green Seat.

Ferry overtochten
Voor enkele combinatiereizen is een ferry overtocht inbegrepen. Vivencia Travel werkt hiervoor samen met de ferry maatschappijen Balearia en Trasmapi. U vertrekt vanaf de haven van Palma de Mallorca of Ibiza stad met aankomst in Ibiza stad of Formentera. Omdat de vaarschema’s meestal pas laat bekend gemaakt worden, kunnen wij u in de meeste gevallen pas kort voor vertrek informeren over de definitieve vaartijden. U vindt de vaartijden in uw reisbescheiden. Uiteraard zoeken wij voor u de meeste gunstige tijden en tarieven. Een overtocht van Ibiza naar Formentera en vice versa duurt ongeveer 30 minuten en een overtocht van Mallorca naar Ibiza en v.v. duurt ongeveer 3,5 uur. Havengelden en belastingen zijn bij de prijs inbegrepen. Hier vindt u de vervoersvoorwaarden van Balearia en hier vindt u de vervoersvoorwaarden van Trasmapi.

Autohuur
Vivencia Travel maakt gebruik van de diensten van autoverhuurmaatschappij Avis. Voor het huren van een auto is een creditcard (als borgstelling) en een geldig rijbewijs op naam van de hoofdbestuurder nodig. Bij alle reizen van Vivencia Travel is een auto categorie A, bijvoorbeeld een Fiat 500, inclusief. Tegen een meerprijs kunt u kiezen voor een hogere categorie. De minimum leeftijd van de bestuurder is 21 jaar en dient minimaal 1 jaar in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs.

De huurauto’s van Avis zijn standaard uitgerust met airconditioning. Verder is de huur inclusief ongelimiteerd aantal kilometers, uitgebreide basisverzekering (en gedeeltelijke afkoop eigen risico) schade of diefstal (CDW & TP), kenteken registratietoeslag (VRF), luchthaven toeslag, eventuele one way toeslagen en belastingen (BTW). Meer informatie over verzekeringen, een optionele upgrade, optionele accessoires en het via ons te boeken ‘all-inclusive tarief’ ontvangt u in het reisvoorstel.

Niet inbegrepen zijn brandstof, tolgelden, toeslag bestuurder onder 25 jaar en opties als kinderzitje, navigatiesysteem, extra bestuurder of wifi. Opties zijn op aanvraag en dienen ter plaatse betaald te worden. Optioneel ter plaatse af te sluiten zijn een volledige afkoop eigen risico schade of diefstal (SUPER CDW & TP), een Persoonlijke Inzittenden Verzekering (PAI) of aanvullende PIV (SUPER PAI), Windscreen Damage Waiver (WDW) en Roadside Safety Net (RSN). De meeste reisverzekeringen bieden dekking voor de inzittenden van de huurauto. Controleer dit voor uw vertrek zodat u niet dubbel verzekerd bent! Wij informeren u graag over de prijzen van de optionele uitbreidingen.

De huur van de auto geldt voor de gehele reisduur, tenzij anders aangegeven. De auto dient voor of op hetzelfde tijdstip te worden ingeleverd als de auto is opgehaald. Indien dit later is dan het tijdstip van ophalen, dan wordt een dag extra in rekening gebracht.

Voor de uitgebreide voorwaarden, dekking van de verzekeringen en andere informatie kunt u terecht op de site van Avis. De uitgebreide voorwaarden zijn ook bij het verhuurstation te verkrijgen. Vraagt u ernaar bij het ophalen van de auto. Let op: omdat de huurvoorwaarden per land verschillen, zijn op de website van Avis alleen de algemene huurvoorwaarden te bekijken. De huurvoorwaarden voor Spanje zijn uitsluitend bij het verhuurstation te verkrijgen.

Accommodaties
Alle accommodaties die op onze website vermeld staan,  zijn met veel zorg geselecteerd op kleinschaligheid en persoonlijke service. Ze zijn altijd authentiek, bijzonder gelegen en passend bij de omgeving.

Elke accommodatie is door ons bezocht en voldoet verder aan strenge eisen op het gebied van professionaliteit, service en hygiëne. Tot slot dient de accommodatie goed tot uitstekend te worden beoordeeld op gerenommeerde beoordelingssites.

Om u inzicht te geven in de prijsniveaus van de accommodaties vindt u bij elke accommodatie een indicatie van de prijsklasse. De €-tekens geven het prijsniveau aan van één overnachting o.b.v. een standaardkamer in het middenseizoen.

Baby’s en kinderen
Een baby (0-23 maanden) vliegt voor een laag tarief en kan alleen op schoot worden vervoerd. Voor elke baby moet een volwassene meereizen in de leeftijd van 16 jaar of ouder. Een volwassene mag i.v.m. veiligheidsvoorschriften met maximaal 1 baby reizen. Kinderen van 2 t/m 11 jaar vliegen in de meeste gevallen voor een gereduceerd tarief. Wilt u reizen met een (pasgeboren) baby of kind, neem dan contact met ons op.

Reist u met een ferry, dan reizen baby’s gratis met u mee. Voor kinderen van 2 t/m 12 jaar geldt een gereduceerd tarief. Kinderen onder 13 jaar dienen altijd vergezeld te worden door een volwassene.

Voor het vervoeren van uw baby of peuter in de auto is het mogelijk een kinderzitje aan te vragen. Bij de aanvraag van uw reis kunt u kiezen voor de optie ‘kinderzitje’ en dient u aan te geven wat de leeftijd en het gewicht van het kind is. Indien u dit wenst, kunnen wij u informeren over de geldende tarieven en voorwaarden. Uw verzoek zal doorgegeven worden aan autoverhuurder Avis. Betaling gebeurt ter plaatse. Afhankelijk van leeftijd en gewicht kan een kinderzitje verplicht zijn.

De meeste accommodaties zijn geschikt voor kinderen en hebben de beschikking over een babybedje, al dan niet tegen vergoeding. Ook is veelal een kinderstoel beschikbaar. In de meeste gevallen is bij minimaal 2 vol betalende personen ook sprake van kinderkortingen, afhankelijk van de leeftijd van het kind. Vraag ons naar de tarieven en voorwaarden.

Garantie
Alle reizen van Vivencia Travel vallen onder de garantie van SGR (Stichting Garantiefonds Reisgelden). Vivencia Travel staat ingeschreven onder nummer 3469. Hoewel wij een uistekende financiële situatie hebben, bent u middels SGR ervan verzekerd dat uw vooruitbetaalde reisgeld wordt terugbetaald als de wij door financieel onvermogen de overeengekomen prestatie niet kunnen nakomen. Is de plaats van bestemming reeds bereikt, dan wordt zorg gedragen voor de terugreis.

Duurzaam toerisme
Ter bevordering van duurzaam toerisme en om u in staat te stellen klimaatneutraal te vliegen werken wij samen met Green Seat. Op onze speciale webpagina voor Green Seat vindt u informatie over het compenseren van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen als gevolg van uw vliegreis door de aanplant en bescherming van bossen wereldwijd.

Reisseizoen
De beste reisperioden voor reizen naar Andalusië zijn het voor- en najaar. Wilt u reizen in de zomermaanden juli en augustus, pas u dan aan de lokale situatie aan en houdt siësta (ca. 14:00 – 17:00 uur) tijdens de warme middaguren. De beste reisperiode voor Catalonië is april t/m oktober. In de zomermaanden kunt u warme steden als Barcelona en Girona beter mijden. Het Mediterrane klimaat van Mallorca, Ibiza en Formentera zorgt voor milde winters en warme zomers. De beste reistijd is april t/m oktober, maar ook in de winter kan het aangenaam toeven zijn. Houdt u er rekening mee dat er in de wintermaanden niet non-stop gevlogen wordt naar de eilanden en veel accommodaties en restaurants gesloten zijn.

Boeken vanuit België
Ook onze Belgische reizigers gaan op reis met Vivencia Travel. Hoewel onze reizen standaard vanaf Schiphol (Amsterdam) vertrekken, is het ook mogelijk vanaf een Belgische of dichterbij gelegen Duitse luchthaven te vertrekken. Geeft u dit dan alstublieft tijdens uw reisaanvraag aan en vermeld daarbij ook dat u de Belgische nationaliteit bezit. De gemakkelijkste manier om een reis aan te vragen is via deze website. Onze betaalgegevens voor betalingen vanuit het buitenland treft u op de factuur en boekingsbevestiging aan.