Veelgestelde vragen

U vindt hier een overzicht van veel gestelde algemene vragen. Specifieke vragen en antwoorden met betrekking tot onze reizen vindt u bij elke reis in het tabblad ‘FAQ’.

Hoe kan ik een reis boeken bij Vivencia Travel?
Omdat de reizen van Vivencia Travel op aanvraag zijn, kunt u uw reis niet direct boeken via de website. Wel kunt u een voorbeeldreis of een reis op maat vrijblijvend aanvragen via onze website. Onze reisspecialist neemt contact met u op en vervolgens ontvangt u binnen enkele werkdagen een voorstel. Gaat u daarmee akkoord, dan zal uw reis definitief worden geboekt en sturen wij u een boekingsbevestiging toe. Mocht de reis of een onderdeel daarvan niet meer beschikbaar zijn, dan bieden wij u meteen vrijblijvende alternatieven aan. Wilt u uw reis liever telefonisch aanvragen, neem dan contact met ons op via 0342-84 24 39.

Waarom kan ik niet direct boeken via de website?
Vivencia Travel kiest ervoor uitsluitend bijzondere en kleinschalige accommodaties aan te bieden. Doordat bij dergelijke accommodaties slechts een beperkt aanbod van kamers beschikbaar is, kunnen deze accommodaties geen vooraf afgesproken aantal kamers aan reisorganisaties als Vivencia Travel beschikbaar stellen. Daarom zijn alle reizen die Vivencia Travel aanbiedt op aanvraag van beschikbaarheid.

Wanneer kan ik het beste een reis boeken?
Doordat Vivencia Travel kiest voor bijzondere en kleinschalige accommodaties is er slechts een beperkt aanbod van kamers beschikbaar, zeker in het hoogseizoen. Veel van onze accommodaties zijn dan ook al ruim van te voren volgeboekt. Om teleurstellingen te voorkomen, raden wij u dan ook aan tijdig te boeken.

Hoe kan ik een preferentie of essentie opgeven?
Bij de aanvraag van uw reis kunt u in het opmerkingen veld een preferentie of essentie opgeven. Voor preferenties kan Vivencia Travel nooit een garantie geven. Verzoeken voor speciale (medische) voorzieningen, zijnde essenties, worden altijd schriftelijk aan u bevestigd. De kosten van een essentie bedragen €25.

Wat gebeurt er als ik de reis moet annuleren?
Indien u door persoonlijke omstandigheden niet op reis kunt, dient u dit altijd schriftelijk bij ons te melden. U ontvangt dan van ons een annuleringsfactuur en eventueel de formulieren van verzekeraar Europeesche, indien u de annuleringsverzekering via Vivencia Travel hebt geboekt. U kunt deze gebruiken voor het claimen van uw gemaakte kosten. De annuleringsvoorwaarden die Vivencia Travel hanteert, zijn te vinden in onze reisvoorwaarden, Artikel 8.

Heeft u vragen over dekking, neem dan contact met ons op.

Kan ik na boeking mijn reisgegevens nog wijzigen?
Na ondertekening van de offerte is uw boeking definitief. Wilt u een wijziging aanbrengen in uw reis, dan dient u dit schriftelijk of telefonisch aan ons door te geven. Voor zover mogelijk zal Vivencia Travel de wijziging in de reis aanbrengen en u zo spoedig mogelijk hierover informeren. Per wijziging worden €35 wijzigingskosten in rekening gebracht. Wijzigingen binnen 28 dagen voor aanvang van de reis zullen in het algemeen niet meer mogelijk zijn. De wijzigingsvoorwaarden die Vivencia Travel hanteert, zijn te vinden in onze reisvoorwaarden, Artikel 7.

Kan ik verzekeringen via Vivencia Travel afsluiten?
Via Vivencia Travel kunt u zowel een reis- als annuleringsverzekering afsluiten. Daarvoor werken wij samen met verzekeraar Europeesche. Zowel een reisverzekering als een annuleringsverzekering worden uitdrukkelijk aanbevolen. U kunt uiteraard ook besluiten uw verzekering elders af te sluiten. Hier kunt u meer informatie over onze verzekeringen vinden.

Waarom wordt een verzekering aanbevolen?
Tijdens uw reis zijn u en uw spullen extra kwetsbaar. U loopt niet alleen een groter risico op verlies, diefstal of schade aan spullen, maar ook een persoonlijk ongeluk zit vaak in een klein hoekje. Met een goede reisverzekering bent u verzekerd tegen onverwacht hoge geneeskundige kosten in het buitenland, die door uw zorgverzekering slechts tot een maximaal bedrag gedekt zijn. Verder bent u verzekerd van goede begeleiding ter plaatse. Om onnodige problemen te voorkomen adviseert Vivencia Travel uitdrukkelijk een reisverzekering af te sluiten.

Ook een annuleringsverzekering wordt aanbevolen. Met een reis- en annuleringsverzekering behoedt u zich voor de financiële gevolgen van een ongeval, ziekte en annulering of voortijdige onderbreking van uw vakantie.

Wat is allemaal inclusief bij mijn reis?
Onze reizen zijn altijd inclusief vluchten (incl. belastingen en toeslagen), accommodatie, huurauto en uitgebreid reisbescheiden. Bij de combinatiereizen zijn ook de ferry overtochten inbegrepen. Mocht u een reiscomponent willen laten vallen, dan is dat uiteraard mogelijk. Niet inbegrepen in de reissom zijn de dossierkosten van €40,- per boeking en een reis- en/of annuleringsverzekering.

Kan ik ook excursies bij mijn reis boeken?
Wanneer u bij ons een reis boekt, ontvangt u een door ons gemaakte selectie van leuke en interessante excursies die u gemakkelijk voorafgaand aan de reis zelf kunt boeken. In het reispakket dat u krijgt thuisgestuurd, vindt u daarnaast tips over excursies dit u ter plekke kunt organiseren. De accommodaties waar u verblijft helpen u hier graag bij. Zij kennen de omgeving als geen ander, zijn er trots op en hebben vaak de beste insidertips.

Wat bepaalt de prijs van mijn reis?
De prijs van de reis is afhankelijk van uw voorkeuren voor de reisperiode, het luxe niveau van de accommodatie, de verzorging, de vlucht en andere wensen. Voor elke reiscomponent zoeken wij voor u het meest gunstige tarief bij het gewenste kwaliteitsniveau. Bij Vivencia Travel bent u verzekerd van een optimaal prijskwaliteitsniveau. Het aanpassen van een reis aan uw persoonlijke wensen brengt geen extra kosten met zich mee. De prijzen die u op onze website ziet, zijn dan ook prijzen waar niets meer bij komt (uitgezonderd optionele verzekeringen, essenties e.d.).

Wanneer moet ik mijn reissom (en aanbetaling) voldoen?
Binnen enkele dagen na boeking ontvangt u een boekingsbevestiging in de vorm van een factuur. De aanbetaling bedraagt 15% van de totale reissom, vermeerderd met de prijs van de vliegtickets, de dossierkosten en de premie van de eventueel afgesloten verzekering(-en). Betaling dient plaats te vinden binnen 5 werkdagen na factuurdatum. Het restant van de reissom dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis te zijn voldaan. Bij aanmelding binnen 6 weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom per ommegaande te worden voldaan.

Welk reisbescheiden ontvang ik?
Uw reisbescheiden bestaat uit vouchers en tickets, algemene reisinformatie, een gedetailleerde wegenkaart en routebeschrijvingen. Om van uw reis een echte belevenis te maken ontvangt u daarnaast een reisgids en voor u op maat gemaakte reistips. U ontvangt ook een overzicht van adressen en telefoonnummers van de hotels waar u verblijft, zodat u ook voor thuisblijvers bereikbaar bent. Uw reisbescheiden ontvangt u uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de reis.

Welke reisdocumenten heb ik nodig?
Naar de bestemmingen van Vivencia Travel heeft u en uw kind aan een Europese identiteitskaart voldoende, maar een paspoort is natuurlijk ook goed. Let op: het is niet meer voldoende als uw kind in het paspoort staat bijgeschreven. Elke persoon dient over een eigen reisdocument te beschikken.

Wat kan ik verwachten van mijn bestemming?
Voordat u op reis gaat, is het goed te weten wat u kunt verwachten van uw bestemming. U kunt op de website van het Spaans Verkeersbureau of Portugees Verkeersbureau alles vinden over geldzaken, voorwaarden voor reizen naar Spanje en Portugal, gezondheid, feestdagen, bereikbaarheid e.d.

Vanaf welke luchthaven kan ik vliegen?
Alle reizen zijn gebaseerd op vertrek vanaf luchthaven Schiphol, maar u kunt uiteraard ook kiezen voor vertrek vanaf een andere Nederlandse luchthaven of vertrek vanuit bijvoorbeeld Düsseldorf, Weeze of Brussel. Uiteraard hangt het van uw bestemming af vanaf welke luchthaven u kunt vertrekken. Wij informeren u graag over de mogelijkheden.

Met welke luchtvaartmaatschappij vlieg ik?
Vivencia Travel maakt gebruikt van de lijndiensten van de luchtvaartmaatschappijen KLM, Transavia, Vueling, TAP, Easyjet en Ryanair. De luchtvaartmaatschappij en vliegtijden zijn afhankelijk van uw bestemming en wensen. De op deze website en in uw reisbescheiden vermelde vluchtbestemmingen en -schema’s zijn onder voorbehoud van incidentele wijzigingen door luchtvaartmaatschappijen. Wijzigingen in vluchtschema’s naderhand komen echter zelden voor.

De meeste vluchten zijn op basis van ‘a la carte’. Dit betekent dat eten en drinken voor eigen rekening is. Op vluchten van Airberlin worden gratis snacks of sandwiches geserveerd en zijn ook de meeste drankjes inbegrepen.

Kan ik inchecken via internet?
Voor de meeste luchtvaartmaatschappijen is het mogelijk om vooraf via internet in te checken en een specifieke stoelreservering te maken. Vervolgens hoeft u op de luchthaven alleen nog maar de bagage in te checken. Indien het voor uw vlucht mogelijk is om via internet in te checken, informeren wij u hierover kort voor uw vertrek. Voor vluchten met Ryanair en Easyjet is vooraf inchecken verplicht.

Wat is allemaal inclusief bij mijn huurauto?
Bij alle reizen van Vivencia Travel is een auto categorie A, bijvoorbeeld een Fiat 500, inclusief. Tegen een meerprijs kunt u kiezen voor een hogere categorie. De huurauto’s van Avis zijn standaard uitgerust met airconditioning.

De autohuur is inclusief ongelimiteerd aantal kilometers, uitgebreide basisverzekering (en gedeeltelijke afkoop eigen risico) schade of diefstal (CDW & TP), kenteken registratietoeslag (VRF), luchthaven toeslag, eventuele one way toeslagen en belastingen (BTW). In Portugal is één extra bestuurder inbegrepen. Meer informatie over verzekeringen, een optionele upgrade, optionele accessoires en het via ons te boeken ‘all-inclusive tarief’ ontvangt u in het reisvoorstel.

Niet inbegrepen zijn brandstof, tolgelden, toeslag bestuurder onder 25 jaar en opties als kinderzitje, navigatiesysteem, extra bestuurder of wifi. Opties zijn op aanvraag en dienen ter plaatse betaald te worden. Optioneel ter plaatse af te sluiten zijn een volledige afkoop eigen risico schade of diefstal (SUPER CDW & TP), een Persoonlijke Inzittenden Verzekering (PAI) of aanvullende PIV (SUPER PAI), Windscreen Damage Waiver (WDW) en Roadside Safety Net (RSN).

Wat heb ik nodig om een auto te kunnen huren?
Voor het huren van een auto is een creditcard (als borgstelling) en een geldig rijbewijs op naam van de hoofdbestuurder nodig. De minimum leeftijd van de bestuurder is 21 jaar en dient minimaal 1 jaar in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs.

Waar kan ik de voorwaarden van de bij mijn reis betrokken vervoerders vinden?
Voor de voorwaarden van de autoverhuur-, ferry- en luchtvaartmaatschappijen kunt u terecht op de pagina ‘Praktische informatie’.

Hoe selecteert Vivencia Travel haar accommodaties?
Alle accommodaties die op onze website vermeld staan,  zijn met veel zorg geselecteerd op kleinschaligheid en persoonlijke service. Ze zijn altijd authentiek, bijzonder gelegen en passend bij de omgeving.

Elke accommodatie is door ons bezocht en voldoet verder aan strenge eisen op het gebied van professionaliteit, service en hygiëne. Tot slot dient de accommodatie goed tot uitstekend te worden beoordeeld op gerenommeerde beoordelingssites.

Zijn de reizen van Vivencia Travel geschikt voor kinderen?
In principe zijn alle reizen geschikt om met kinderen te maken. Soms kan het nodig zijn een aanpassing in de reis te maken. Uiteraard adviseren wij u hierin. Reizen met kinderen in Spanje en Portugal betekent veel aanspraak hebben, want zonder twijfel kunnen we zeggen dat Spanjaarden en Portugezen dol zijn op kinderen. In ons aanbod vindt u veel kindvriendelijke accommodaties met zwembad. Daarnaast is er in elke regio genoeg te beleven voor kinderen. Van fijne zandstranden en gave bootovertochten tot avontuurlijke excursies als bergbeklimmen en een bezoek aan de Spaanse paardrijschool.

De mogelijkheden en kosten voor het meereizen van kinderen zijn afhankelijk van de leeftijd van de kinderen. Een babybedje bijplaatsen is vrijwel altijd mogelijk, al dan niet tegen een kleine vergoeding. Voor meer informatie over het reizen met kinderen kunt u terecht op de pagina ‘Praktische informatie’, onderdeel ‘baby’s en kinderen’.

Is Vivencia Travel aangesloten bij een garantiefonds?
Vivencia Travel is aangesloten bij SGR (Stichting Garantiefonds Reisgelden) onder nummer 3469.

Wat doet Vivencia Travel aan duurzaam toerisme?
Vivencia Travel werkt samen met GreenSeat om groener reizen mogelijk te maken. Op onze speciale webpagina voor Green Seat vindt u informatie over het compenseren van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen als gevolg van uw vliegreis door de aanplant en bescherming van bossen wereldwijd.