Praktische informatie

U kunt een reis (vrijblijvend) aanvragen via het formulier op onze website of telefonisch. De offerte met het bijbehorende reisprogramma zal op maat worden samengesteld o.b.v. uw voorkeuren en wensen. U ontvangt de offerte binnen enkele werkdagen. De offerte is een voorstel en kan, indien gewenst, worden aangepast. Indien u akkoord gaat met de offerte, dan zal uw reservering definitief worden gemaakt en sturen wij u een opdrachtbevestiging / factuur toe. Indien u ook een verzekering bij ons heeft afgesloten, dan ontvangt u tegelijk uw verzekeringspolis.

Doordat Vivencia Travel kiest voor bijzondere en kleinschalige accommodaties is er slechts een beperkt aanbod van kamers beschikbaar. Daardoor is het mogelijk dat uw reis niet meer beschikbaar is. U wordt dan ook geadviseerd tijdig te reserveren, zowel in het hoog- als in het laagseizoen. Alle reizen van Vivencia Travel zijn op aanvraag van beschikbaarheid. Is uw reis of een onderdeel daarvan niet meer beschikbaar, dan zullen wij u een vrijblijvend alternatief voorstel doen.

Wij verzoeken u vriendelijk bij het aanvragen van uw reis alle gegevens en eventuele preferenties of essenties mee te delen die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van uw reis. Controleert u verder nauwkeurig de opdrachtbevestiging / factuur en verzeker uzelf ervan dat de namen van de reizigers overeenkomen met de namen in het paspoort.

Alle vermelde prijzen zijn per persoon op basis van twee samen reizende personen en onder voorbehoud van beschikbaarheid en (uitzonderlijke) onvoorziene prijswijzigingen . De vanaf prijzen zijn gebaseerd op het laagseizoen en de tot prijzen op reizen in het hoogseizoen. De tot prijs is bedoeld om u een indicatie te geven van de prijs in het hoogseizoen, maar kan hoger uitvallen indien u bijvoorbeeld wenst te reizen tijdens lokale of internationale feestdagen. Wij informeren u graag over de tarieven op de door u gewenste reisdata.

Onze reizen zijn altijd inclusief vluchten (incl. belastingen en toeslagen), accommodatie, huurauto en uitgebreid reisbescheiden. Bij de combinatiereizen zijn ook de ferry overtochten inbegrepen. Mocht u een reiscomponent willen laten vallen, dan is dat uiteraard mogelijk. De reserveringskosten bedragen €12,50 per persoon met een maximum van €25,- per boeking. Niet inbegrepen in de reissom zijn een reis- en/of annuleringsverzekering. Voor alle reizen van Vivencia Travel is een reisverzekering verplicht. In het onderdeel Verzekeringen vindt u meer informatie hierover.

De prijs van de reis is afhankelijk van uw voorkeuren voor de reisperiode, het luxe niveau van de accommodatie, de verzorging, de vlucht en andere wensen. Voor elke reiscomponent zoeken wij voor u het meest gunstige tarief bij het gewenste kwaliteitsniveau. Het op maat maken van een (voorbeeld-)reis en het verwerken van preferenties is hierbij altijd inbegrepen in de prijs. In tegenstelling tot een preferentie ontvangt u voor een essentie, zijnde verzoeken voor speciale (medische) voorzieningen , altijd een schriftelijke bevestiging. De kosten bedragen €25 per essentie.

De aanbetaling bedraagt 10% van de totale reissom, vermeerderd met de prijs van de vliegtickets (en de premie van de eventueel afgesloten verzekering en de reserveringskosten). Reden hiervoor is dat direct bij boeking de tickets betaald dienen te worden, omdat Vivencia Travel uitsluitend gebruik maakt van lijndienstvluchten en de annuleringskosten van een lijndienstticket 100% bedragen. Ook bij (kleine) wijzigingen worden door de luchtvaartmaatschappij kosten in rekening gebracht. Wellicht een extra reden om een passende verzekering af te sluiten. Uiteraard wordt de aanbetaling met de restbetaling verrekend. Aanbetaling dient plaats te vinden binnen 5 werkdagen na factuurdatum. In uitzonderingsgevallen, bijvoorbeeld bij zeer exclusieve accommodaties (die alleen middels een vooruitbetaling bij boeking vast te leggen zijn) of bij speciale aanbiedingen, kan een afwijkende aanbetaling gelden. In voorkomende gevallen dient u ook rekening te houden met afwijkende annuleringscondities. Dit zal vooraf duidelijk kenbaar worden gemaakt. De hoogte van de aanbetaling en eventuele annuleringskosten staan vermeld op de offerte en de factuur.

Het restant van de reissom dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis te zijn voldaan. Bij aanmelding binnen 6 weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom per ommegaande te worden voldaan.

U ontvangt uw reisbescheiden uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de reis. De reisbescheiden bestaat uit vliegtickets (en eventueel ferrytickets), vouchers e.d. en reisgids en –tips, route-informatie en reisbeschrijving, wegenkaart en reisdagboek. U dient zelf de reisdocumenten op juistheid te controleren. Bij uw reisbescheiden ontvangt u ook de adressen en telefoonnummers van de hotels waar u verblijft, zodat u ook voor thuisblijvers bereikbaar bent.

Algemene toeristische informatie omtrent Spanje kunt u vinden op de website van het Spaans Verkeersbureau.

Bij boeking wordt u geïnformeerd over de benodigde geldige documenten, zoals paspoort of Europese identiteitskaart en voor uw huurauto een creditcard (als borgstelling) en een geldig rijbewijs. Deze informatie is alleen geldig voor Nederlandse staatsburgers. U dient zelf zorg te dragen voor het bij vertrek in bezit hebben van de juiste geldige reisdocumenten. Reizigers met niet-Nederlandse nationaliteit zijn zelf verantwoordelijk voor het inwinnen van informatie omtrent de reisdocumenten bij de betreffende instanties/autoriteiten.

Voordat u op reis gaat, is het goed te weten wat u kunt verwachten van uw bestemming. U kunt op de website van het Spaans Verkeersbureau alles vinden over geldzaken, voorwaarden voor reizen naar Spanje, gezondheid, feestdagen, bereikbaarheid e.d.

Vivencia Travel maakt gebruikt van de lijndiensten van de luchtvaartmaatschappijen Iberia, Vueling, Transavia, Airberlin en Ryanair. De vliegtijden en keuze voor een luchtvaartmaatschappij zijn afhankelijk van uw bestemming en wensen. De op deze website vermelde vluchtbestemmingen en -schema’s zijn onder voorbehoud van incidentele wijzigingen door luchtvaartmaatschappijen. Alle gepubliceerde reizen zijn gebaseerd op vertrek vanaf luchthaven Schiphol, maar u kunt uiteraard ook kiezen voor vertrek vanaf een andere Nederlandse luchthaven of vertrek vanuit bijvoorbeeld Düsseldorf of Weeze. Wij informeren u graag over de mogelijkheden en tarieven. Handige informatie over uw vertrek- en aankomstluchthaven vindt u op de website van Airport Desk.

Een aantal luchtvaartmaatschappijen bieden de mogelijkheid om te vliegen in de comfortabelere Business Class. U betaalt hiervoor een toeslag bovenop de prijs van de Economy Class. Wenst u Business Class te vliegen, geeft u dit dan aan bij het aanvragen van uw reis. Wij informeren u graag over de mogelijkheden en tarieven.

Hier vindt u de vervoersvoorwaarden van de luchtvaartmaatschappijen waar wij mee samenwerken:
Vervoersvoorwaarden Airberlin
Vervoersvoorwaarden Iberia
Vervoersvoorwaarden Vueling
Vervoersvoorwaarden Transavia
Vervoersvoorwaarden Ryanair

Wilt u klimaatneutraal vliegen, kijk dan op onze speciale pagina voor Green Seat.

Voor enkele combinatiereizen is een ferry overtocht inbegrepen. Vivencia Travel werkt hiervoor samen met de ferry maatschappij Balearia. U vertrekt vanaf de haven van Palma de Mallorca of Ibiza stad met aankomst in Ibiza Stad of Formentera. Omdat de vaarschema’s meestal pas laat bekend gemaakt worden, kunnen wij u in de meeste gevallen pas kort voor vertrek informeren over de definitieve vaartijden. U vindt de vaartijden in uw reisbescheiden. Uiteraard zoeken wij voor u de meeste gunstige tijden en tarieven. U vaart in de Economy Class. Een overtocht van Ibiza naar Formentera en vice versa duurt ongeveer 30 minuten en een overtocht van Mallorca naar Ibiza en v.v. duurt ongeveer 2 uur. Havengelden en belastingen zijn bij de prijs inbegrepen. Hier vindt u de vervoersvoorwaarden van Balearia.

Vivencia Travel maakt gebruik van de diensten van autoverhuurmaatschappij Avis. Door ons contract met Avis zijn wij in staat zeer scherpe verhuurtarieven te bieden die ruim lager liggen dan de reguliere tarieven. Voor het huren van een auto is een creditcard (als borgstelling) en een geldig rijbewijs op naam van de hoofdbestuurder nodig. Bij alle reizen van Vivencia Travel is een auto categorie A, bijvoorbeeld een Fiat 500, inclusief. Tegen een meerprijs kunt u kiezen voor een hogere categorie. De minimum leeftijd van de bestuurder is 21 jaar en dient minimaal 1 jaar in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs.

De huurauto’s van Avis zijn standaard uitgerust met airconditioning. Verder is de huur inclusief ongelimiteerd aantal kilometers, uitgebreide basisverzekering (en gedeeltelijke afkoop eigen risico) schade of diefstal (CDW & TP), luchthaven toeslag, eventuele one way toeslagen en belastingen (BTW). Niet inbegrepen zijn brandstof, tolgelden, toeslag bestuurder onder 25 jaar en opties als kinderzitje, navigatiesysteem of extra bestuurder. Opties zijn op aanvraag en dienen ter plaatse betaald te worden. Optioneel ter plaatse af te sluiten zijn een volledige afkoop eigen risico schade of diefstal (SUPER CDW & TP) en een Persoonlijke Inzittenden Verzekering (PAI) of aanvullende PIV (SUPER PAI). De meeste reisverzekeringen bieden dekking voor de inzittenden van de huurauto. Controleer dit voor uw vertrek zodat u niet dubbel verzekerd bent! Wij informeren u graag over de prijzen van de optionele uitbreidingen.

De huur van de auto geldt voor de gehele reisduur, tenzij anders aangegeven. De auto dient voor of op hetzelfde tijdstip te worden ingeleverd als de auto is opgehaald. Indien dit later is dan het tijdstip van ophalen, dan wordt een dag extra in rekening gebracht.

Voor de uitgebreide voorwaarden, dekking van de verzekeringen en andere informatie kunt u terecht op de site van Avis. De uitgebreide voorwaarden zijn ook bij het verhuurstation te verkrijgen. Vraagt u ernaar bij het ophalen van de auto. Let op: omdat de huurvoorwaarden per land verschillen, zijn op de website van Avis alleen de algemene huurvoorwaarden te bekijken. De huurvoorwaarden voor Spanje zijn uitsluitend bij het verhuurstation te verkrijgen.

Alle accommodaties op de site van Vivencia zijn met veel zorg geselecteerd op kleinschaligheid en ligging in een karakteristieke en authentieke setting. Ze bieden een ontspannen en toegankelijke ambiance, zijn sfeervol en intiem en hebben een ‘ziel’.

Elke accommodatie is door ons bezocht en voldoet verder aan al onze eisen op het gebied van persoonlijke benadering, professionaliteit, service en hygiëne. Tot slot dient de accommodatie goed tot uitstekend te worden beoordeeld op gerenommeerde beoordelingssites.

Om u inzicht te geven in de prijsniveaus van de accommodaties vindt u op de accommodatie overzicht pagina’s een overzicht met de verschillende prijsklassen. De €-tekens geven het prijsniveau aan van één overnachting o.b.v. een standaardkamer in het middenseizoen. De prijs is gebaseerd op netto prijzen, d.w.z. de prijs die wij u per overnachting in rekening brengen. Deze prijzen kunnen lager uitvallen indien er bijvoorbeeld sprake is van een speciale aanbieding of een 7=6 actie van de accommodatieverschaffer.

Omdat wij geen hotelreservering site zijn en wij ons daarom op onze site beperken tot het noemen van de meest voorname faciliteiten is bijvoorbeeld de aanwezigheid van een tv of kluisje meestal niet opgenomen in de kamerbeschrijving. Indien echter niet expliciet wordt genoemd dat bijvoorbeeld een tv niet aanwezig is, dan kunt u er meestal vanuit gaan dat deze aanwezig is. Wilt u echter zekerheid ten aanzien van specifieke niet genoemde faciliteiten of andere bijzonderheden, neemt u dan contact met ons op. Wij informeren u graag.

Een baby (0-23 maanden) vliegt voor een laag tarief en kan alleen op schoot worden vervoerd. Voor elke baby moet een volwassene meereizen in de leeftijd van 16 of ouder. Een volwassene mag i.v.m. veiligheidsvoorschriften met maximaal 1 baby reizen. Kinderen van 2 t/m 11 jaar vliegen in de meeste gevallen voor een gereduceerd tarief. Wilt u reizen met een (pasgeboren) baby of kind, neem dan contact met ons op of kijk op de site Vliegen met Kinderen.

Reist u met een ferry, dan reizen baby's gratis met u mee. Voor kinderen van 2 t/m 12 jaar geldt een gereduceerd tarief. Kinderen onder 13 jaar dienen altijd vergezeld te worden door een volwassene.

Voor het vervoeren van uw baby of peuter in de auto is het mogelijk een kinderzitje aan te vragen. Bij de aanvraag van uw reis kunt u kiezen voor de optie ‘kinderzitje’ en dient u aan te geven wat de leeftijd en het gewicht van het kind is. Indien u dit wenst, kunnen wij u informeren over de geldende tarieven en voorwaarden. Uw verzoek zal doorgegeven worden aan autoverhuurder Avis. Betaling gebeurt ter plaatse. Afhankelijk van leeftijd en gewicht kan een kinderzitje verplicht zijn.

De meeste accommodaties zijn geschikt voor kinderen en hebben de beschikking over een babybedje, al dan niet tegen vergoeding. In de meeste gevallen is bij minimaal 2 vol betalende personen ook sprake van kinderkortingen, afhankelijk van de leeftijd van het kind. Vraag ons naar de tarieven en voorwaarden.

Ter bevordering van duurzaam toerisme en om u in staat te stellen klimaatneutraal te vliegen werken wij samen met Green Seat. Op onze speciale webpagina voor Green Seat vindt u informatie over het compenseren van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen als gevolg van uw vliegreis door de aanplant en bescherming van bossen wereldwijd.

De beste reisperioden voor reizen naar Andalusië zijn het voor- en najaar. Hierop zijn enkele uitzonderingen. Zo kent de omgeving Almeria ook in de winter een mild klimaat met temperaturen van 15 tot 20 graden. Wilt u reizen in de zomermaanden juli en augustus, pas u dan aan de lokale situatie aan en houdt siësta (ca. 14:00 – 17:00 uur) tijdens de warme middaguren. De beste reisperiode voor Catalonië is april t/m oktober. In de zomermaanden kunt u warme steden als Barcelona en Girona beter mijden. Het Mediterrane klimaat van Mallorca, Ibiza en Formentera zorgt voor milde winters en warme zomers. De beste reistijd is april t/m oktober, maar ook in de winter kan het aangenaam toeven zijn. Houdt u er rekening mee dat er in de wintermaanden niet non-stop gevlogen wordt op Ibiza en veel accommodaties en restaurants gesloten zijn.

Ook onze Belgische reizigers gaan op reis met Vivencia Travel. Hoewel onze reizen standaard vanaf Schiphol (Amsterdam) vertrekken, is het ook mogelijk vanaf een Belgische of dichterbij gelegen Duitse luchthaven te vertrekken. Geeft u dit dan alstublieft tijdens uw reisaanvraag aan en vermeld daarbij ook dat u de Belgische nationaliteit bezit. De gemakkelijkste manier om een reis aan te vragen is via deze website. Onze betaalgegevens voor betalingen vanuit het buitenland treft u op de factuur en boekingsbevestiging aan.

Ondanks alle goede voorbereidingen en inspanningen kunnen er tijdens uw reis onverwachts toch nog zaken misgaan. Mocht u tijdens uw reis ontevreden zijn of een probleem hebben, meldt u dit dan zo spoedig mogelijk bij de betrokken dienstverlener ter plaatse, zoals vervoerder of accommodatieverschaffer, en indien niet naar tevredenheid opgelost bij Vivencia Travel. Zo biedt u de gelegenheid het probleem adequaat en passend op te lossen en wordt daarmee verdere schade of een klacht voorkomen. Mocht de klacht ter plaatse onverhoopt niet naar tevredenheid worden opgelost, dan dient u deze klacht schriftelijk te motiveren en binnen 1 maand na afloop van de reis in te dienen bij Vivencia Travel. Voorwaarde voor het in behandeling nemen van een klacht is dat de klacht op de bestemming bij Vivencia Travel dient te zijn gemeld. Alle klachten welke op deze wijze zijn gemeld en ingediend, zullen met zeer veel zorgvuldigheid worden behandeld. Vivencia Travel zal zo spoedig mogelijk maar uiterlijk 1 maand na ontvangst van de klacht schriftelijk een inhoudelijke reactie geven.