Praktische informatie

Boeken
U kunt een reis (vrijblijvend) aanvragen via het formulier op onze website of telefonisch. Onze reisspecialist neemt contact met u op en vervolgens ontvangt u binnen enkele werkdagen een voorstel. De offerte is een voorstel en kan, indien gewenst, worden aangepast. Indien u akkoord gaat met de offerte, dan zal uw reservering definitief worden gemaakt en sturen wij u een boekingsbevestiging / factuur toe.

Wij verzoeken u vriendelijk bij het aanvragen van uw reis alle gegevens en eventuele preferenties of essenties mee te delen die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van uw reis. Controleert u verder nauwkeurig de boekingsbevestiging / factuur en verzeker uzelf ervan dat de namen van de reizigers overeenkomen met de namen in het paspoort.

Prijzen en toeslagen
Alle vermelde prijsindicaties zijn per persoon op basis van twee samen reizende personen en onder voorbehoud van beschikbaarheid. De uiteindelijke reissom is afhankelijk van uw reisperiode en eventuele aanvullende wensen en voorkeuren. Rond feestdagen en in vakanties kan in sommige gevallen een toeslag voor de vluchten en/of het verblijf gelden. Wij informeren u graag over de meest gunstige tarieven.

De prijs van de reis is afhankelijk van uw voorkeuren voor de reisperiode, het luxe niveau van de accommodatie, de verzorging, de vlucht en andere wensen. Voor elke reiscomponent zoeken wij voor u het meest gunstige tarief bij het gewenste kwaliteitsniveau. Het op maat maken van een (voorbeeld-)reis en het verwerken van preferenties is hierbij altijd inbegrepen in de prijs. In tegenstelling tot een preferentie ontvangt u voor een essentie, zijnde verzoeken voor speciale (medische) voorzieningen , altijd een schriftelijke bevestiging.

Betalen
De aanbetaling bedraagt 15% van de totale reissom, vermeerderd met de prijs van de vlieg-/ferrytickets (en de premie van de eventueel afgesloten verzekering en de dossierkosten). Reden hiervoor is dat direct bij boeking de tickets betaald dienen te worden, omdat Vivencia Travel uitsluitend gebruik maakt van lijndienstvluchten/-overtochten en de annuleringskosten van een lijndienstticket 100% bedragen. Ook bij (kleine) wijzigingen worden door de luchtvaartmaatschappij kosten in rekening gebracht. Wellicht een goede reden om een passende verzekering af te sluiten. Uiteraard wordt de aanbetaling met de restbetaling verrekend. Aanbetaling dient plaats te vinden binnen 5 werkdagen na factuurdatum. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij (exclusieve) accommodaties op de eilanden en een aantal gezinsaccommodaties (die alleen middels een vooruitbetaling bij boeking vast te leggen zijn) of bij speciale aanbiedingen, kan een afwijkende aanbetaling gelden. In voorkomende gevallen dient u ook rekening te houden met afwijkende annuleringscondities. Dit zal vooraf duidelijk kenbaar worden gemaakt. De hoogte van de aanbetaling en eventuele annuleringskosten staan vermeld in de offerte en op de factuur.

Het restant van de reissom dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis te zijn voldaan. Bij aanmelding binnen 6 weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom per ommegaande te worden voldaan.

Reisbescheiden
Uw reisbescheiden bestaat uit vouchers en tickets, algemene reisinformatie, covid-19 informatie en routebeschrijvingen. Om van uw reis een echte belevenis te maken, ontvangt u daarnaast inspirerende brochures/gidsjes en een reistipboekje. U dient zelf de reisdocumenten op juistheid te controleren. Uw reisbescheiden ontvangt u uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de reis.

Excursies
Wanneer u bij ons een reis boekt, ontvangt u een door ons gemaakte selectie van leuke en interessante excursies die u gemakkelijk voorafgaand aan de reis zelf kunt boeken. In het reispakket dat u krijgt thuisgestuurd, vindt u daarnaast tips over excursies dit u ter plekke kunt organiseren. De accommodaties waar u verblijft helpen u hier graag bij. Zij kennen de omgeving als geen ander, zijn er trots op en hebben vaak de beste insidertips.

Reisdocumenten
Bij boeking wordt u geïnformeerd over de benodigde geldige documenten, zoals paspoort of Europese identiteitskaart, coronavaccinatie-/herstelbewijs en voor uw huurauto een creditcard (als borgstelling) en een geldig rijbewijs. Ook kinderen dienen over een eigen reisdocument te beschikken. Deze informatie is alleen geldig voor Nederlandse staatsburgers. U dient zelf zorg te dragen voor het bij vertrek in bezit hebben van de juiste geldige reisdocumenten. Reizigers met niet-Nederlandse nationaliteit zijn zelf verantwoordelijk voor het inwinnen van informatie omtrent de reisdocumenten bij de betreffende instanties/autoriteiten.

Reisvoorbereiding
Voordat u op reis gaat, is het goed te weten wat u kunt verwachten van uw bestemming. U kunt op de website van het Spaans Verkeersbureau, Portugees Verkeersbureau en Italiaans verkeersbureau alles vinden over geldzaken, voorwaarden voor reizen naar deze bestemmingen, gezondheid, feestdagen, bereikbaarheid en dergelijke. In verband met corona gelden er wellicht restricties op de bestemming. Deze restricties variëren van moment tot moment en we zullen u hier dan ook over informeren op moment van boeking van de reis.

Baby’s en kinderen
Een baby (0-23 maanden) vliegt voor een laag tarief en kan alleen op schoot worden vervoerd. Voor elke baby moet een volwassene meereizen in de leeftijd van 16 jaar of ouder. Een volwassene mag i.v.m. veiligheidsvoorschriften met maximaal 1 baby reizen. Kinderen van 2 t/m 11 jaar vliegen in de meeste gevallen voor een gereduceerd tarief. Wilt u reizen met een (pasgeboren) baby of kind, neem dan contact met ons op. Reist u met een ferry, dan reizen baby’s gratis met u mee. Voor kinderen van 2 t/m 12 jaar geldt een gereduceerd tarief. Kinderen onder 13 jaar dienen altijd vergezeld te worden door een volwassene.

Voor het vervoeren van uw baby of peuter in de auto is het mogelijk een kinderzitje aan te vragen. Bij de aanvraag van uw reis kunt u kiezen voor de optie ‘kinderzitje’ en dient u aan te geven wat de leeftijd en het gewicht van het kind is. Indien u dit wenst, kunnen wij u informeren over de geldende tarieven en voorwaarden. Uw verzoek zal doorgegeven worden aan de autoverhuurder. Betaling gebeurt ter plaatse. Afhankelijk van leeftijd en gewicht kan een kinderzitje verplicht zijn.

De meeste accommodaties zijn geschikt voor kinderen en hebben de beschikking over een babybedje, al dan niet tegen vergoeding. Ook is veelal een kinderstoel beschikbaar. In de meeste gevallen is bij minimaal 2 vol betalende personen ook sprake van kinderkortingen, afhankelijk van de leeftijd van het kind. Vraag ons naar de tarieven en voorwaarden.

Garanties
Alle reizen van Vivencia Travel vallen onder de garantie van SGR (Stichting Garantiefonds Reisgelden). Vivencia Travel staat ingeschreven onder nummer 3469. Hoewel wij een uitstekende financiële situatie hebben, bent u middels SGR ervan verzekerd dat uw vooruitbetaalde reisgeld wordt terugbetaald als de wij door financieel onvermogen de overeengekomen prestatie niet kunnen nakomen. Is de plaats van bestemming reeds bereikt, dan wordt zorg gedragen voor de terugreis.

Alle reizen van Vivencia Travel vallen ook onder het Calamiteitenfonds. De garantie van het Calamiteitenfonds houdt in dat u als reiziger die deelneemt aan een reis waarop de garantie van toepassing is: – (een deel van) uw reissom terugkrijgt indien wij de reis als gevolg van een calamiteit niet of niet volledig kunnen uitvoeren; – de noodzakelijke meerkosten vergoed krijgt indien wij als gevolg van een calamiteit de reis moeten aanpassen of indien wij u vervroegd moeten repatriëren. Onder calamiteit wordt verstaan een door molest of natuurramp veroorzaakte abnormale gebeurtenis.