Goed voorbereid op reis.

Check je vluchtgegevens goed! Naam, datum, tijd en bestemming. Zie je een fout, neem dan meteen contact met ons op. Zorg dat de namen precies overeenkomen met je paspoort, anders kun je niet aan boord.

Zorg dat je op tijd op de luchthaven bent: voor Europese vluchten minimaal 2 uur, voor niet-Europese 3 uur. In drukke periodes zoals de zomer of feestdagen raden we 2,5 tot 3 uur aan. Vertrek op tijd van huis, want te laat komen is echt voor eigen risico!

Je kunt meestal 24 uur voor vertrek online inchecken via de website van de luchtvaartmaatschappij. Zo hoef je op de luchthaven vaak niet meer naar de balie, tenzij je ruimbagage hebt. Kun je niet online inchecken? Ga dan met je boekingscode en paspoort naar de incheckbalie of -automaat om je instapkaart en bagagebewijs te krijgen.

Vanaf Schiphol kun je gebruikmaken van Schiphol Travel Taxi, met de keuze uit een privé- of gedeelde rit. Reis je vanaf Rotterdam The Hague Airport? Boek dan een taxi via hun officiële partner. Vanaf Eindhoven kun je terecht bij Taxi Centrale Eindhoven.

Ga je acht dagen of langer op reis en vertrek je vanaf Schiphol? Dan is het voordelig om van tevoren een parkeerplaats te reserveren. Dit kan op P1, P3 (Lang Parkeren) of P6. Je betaalt de reservering online met je bankpas of creditcard. Vertrek je vanaf een andere luchthaven in Nederland, dan kun je ook een parkeerplaats reserveren in Rotterdam en Eindhoven.

Elke luchtvaartmaatschappij heeft eigen regels voor handbagage. Soms moet je koffer alsnog in het ruim als de vlucht vol is. Wil je zeker zijn van een plekje? Dan kun je bij sommige maatschappijen je handbagage reserveren. Let ook op de regels voor vloeistoffen. Voor extra bagage kun je de website van de luchtvaartmaatschappij checken voor actuele regels en kosten, wij zijn namelijk niet verantwoordelijk voor zoekgeraakte bagage.

Steeds meer luchtvaartmaatschappijen bieden de mogelijkheid om je bagage automatisch in te checken als je al online bent ingecheckt. Bij de selfservice volg je de instructies op het scherm, print je het bagagelabel en bevestigt het aan je koffer. Op Schiphol kan dit bij KLM, TAP, Transavia en TUI in vertrekhallen 1, 2 en 3. Vlieg je met een andere maatschappij of kun je niet online inchecken? Dan kun je gewoon naar de check-inbalie om je bagage in te checken.

Vluchten en vertrektijden worden altijd door de luchtvaartmaatschappij bepaald, wij hebben hier geen invloed op. Bij wijzigingen door bijvoorbeeld het weer of stakingen, informeren wij je zo snel mogelijk. Check voor vertrek altijd even de actuele vertrektijd via Teletekst (pagina 756) of de website van de luchthaven.

Vivencia Travel kan niks doen aan vertragingen en is daar dus ook niet aansprakelijk voor. Het is slim om bij je boeking een annuleringsverzekering te nemen; soms vergoedt die ook vertraging.

Reis je met een baby of kind? Dan gelden er speciale regels die per luchtvaartmaatschappij verschillen. Check daarom altijd even bij de maatschappij of vraag ons om de voorwaarden. Op onze website vind je ook info over vliegen met kids.

Voor info over Schiphol bel je (0900) 0141 (normale kosten vanuit Nederland) of +31 20 79 40 800 vanuit het buitenland. Vertrek je vanaf een andere luchthaven in Nederland, België of Duitsland? Vraag ons om de contactgegevens of check de website van die luchthaven.

Sinds februari 2005 moeten Europese luchtvaartmaatschappijen passagiers vergoeden bij overboekingen, geannuleerde vluchten of lange vertragingen. Wij kunnen hier zelf niks aan doen, maar wel helpen bij het indienen van een klacht. Voor extra hulp kun je EUclaim inschakelen; zij regelen het papierwerk en de juridische stappen, en kosten alleen iets als je daadwerkelijk een vergoeding krijgt.

Check je ticket goed op naam, paspoortnummer, datum, tijd en bestemming. Zie je iets niet kloppen? Neem meteen contact met ons op. De naam op het ticket moet precies overeenkomen met die in je paspoort, anders kun je geweigerd worden. Je stoelnummer krijg je pas op de dag van vertrek.

Neem je bagage zelf mee. Kleine spullen stop je in een tas voor tijdens de overtocht, de rest kan in de bagageruimte of bij de zitplaats. Waardevolle spullen altijd bij je houden, want de ferry is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal.

Het vaarschema en de vertrektijden worden door de ferrymaatschappij bepaald, daar kunnen wij niks aan doen. Wij houden je natuurlijk wel op de hoogte van wijzigingen. Check voordat je naar de haven gaat altijd even de website van de ferrymaatschappij. Bij veranderingen kun je je ticket meestal gewoon omboeken naar de eerstvolgende ferry.

Wees uiterlijk 90 minuten voor vertrek in de haven (voor Azoren en Madeira is 60 minuten genoeg). De vertrektijd op je ticket is altijd leidend. Meld je bij het incheckloket met je (e-)ticket en paspoort.

Elektronische check-in kan ook aan de voorkant van de ferry. Iedereen, ook kinderen, moet een geldig ID bij zich hebben.

Vaartijden (ongeveer):

• Livorno ↔ Olbia: 7–8,5 uur

• Santa Teresa ↔ Bonifacio: 1 uur

• Ajaccio ↔ Toulon: 10 uur

• Pozzuoli ↔ Ischia: 1 uur

• Madalena (Pico) ↔ Horta (Faial): 30 min

• Funchal ↔ Porto Santo: 2,5 uur

Wij zijn niet aansprakelijk voor mogelijke consequenties van vertragingen.

Baby’s mogen meestal gratis mee, maar zitten op schoot en hebben geen eigen plek. Kinderen onder 13 jaar moeten altijd met een volwassene reizen. Wil je meer info? Check de ferrymaatschappij of vraag het bij ons. Op onze website staat ook info over varen met kids.

• Livorno: Imbarchi Stazione Marittima, Via Donegani, 57100 Livorno LI

• Olbia: Moby - Unimare c/o Stazione Marittima, Banchina Isola Bianca, 07026 Olbia OT

• Santa Teresa: Stazione Marittima - Porto Commerciale, Santa Teresa di Gallura

• Ajaccio: Quai l'Herminier, 20000 Ajaccio

• Napels (Pozzuoli): 80078 Pozzuoli, Metropolitan City of Naples

• Madalena (eiland Pico): rua dona Maria da Glória Duarte, do 9950-340, Madalena

• Horta (eiland Faial): Av. 25 de Abril, Horta

• Funchal: Gare Marítima do Porto do Funchal, Terminal de Passageiros PSL, 9004-518 Funchal

Mocht je door omstandigheden genoodzaakt zijn om tijdens je reis contact op te nemen met de ferrymaatschappij, dan kun je hiervoor het volgende nummer gebruiken: 

• Moby Lines: haven Livorno +39 0586 899950, haven Olbia +39 0789 204013

• Corsica Ferries: haven Ajaccio +33 4 95 50 78 82

• Caremar: haven Napels +39 081 189 666 90

• Atlantico Line: havens Pico en Madalena +351 292 242 000

• Porto Santo Line: haven Funchal +351 291 210 300

Controleer je voucher(s) zorgvuldig op naam, data, locaties, enzovoorts. Als je een fout ontdekt, neem dan direct contact met ons op.

Inbegrepen
De voucher vertegenwoordigt alleen de waarde van het huurbedrag. Additionele kosten (optioneel) zoals een kinderzitje, navigatiesysteem, extra bestuurder en extra verzekeringen betaal je ter plaatse met je creditcard.

De huurauto’s zijn standaard uitgerust met airconditioning. Op de voucher staat duidelijk aangegeven wat in je huur inbegrepen is. Hoewel je via Vivencia Travel altijd all-inclusive huurt, kunnen bepaalde zaken toch niet inbegrepen zijn. Raadpleeg daarom zorgvuldig de juistheid van je voucher. Soms is het bij Sunny Cars mogelijk dat one-way kosten ter plaatse moeten worden betaald. Als dit het geval is, ben je daarover geïnformeerd in het reisvoorstel/de offerte.

De huur van de auto geldt voor de gehele reisduur, tenzij anders aangegeven. De auto moet voor of op hetzelfde tijdstip worden ingeleverd als het tijdstip van ophalen. Als de auto later wordt ingeleverd dan het opgegeven tijdstip, wordt een extra dag in rekening gebracht. Het gereserveerde aantal huurdagen staat op de voucher vermeld.

Vivencia Travel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke consequenties van vertragingen van je vlucht(en). Wel adviseren wij je bij eventuele vertraging contact op te nemen met het verhuurstation. Het telefoonnummer van het verhuurstation vind je op je voucher. Vivencia Travel heeft, indien je aankomt op de luchthaven, jouw vluchtnummer tevens doorgegeven aan het verhuurstation, zodat zij bij eventuele vertragingen op de hoogte zijn wanneer je (verlaat) aankomt. Mochten er onverhoopt toch nog problemen ontstaan, neem dan contact met ons op.

Indien je een auto hebt gereserveerd, dien je je met je autohuurvoucher te melden bij de balie van de verhuurmaatschappij in of nabij de aankomsthal van de luchthaven. In sommige gevallen word je door een shuttlebus naar een nabijgelegen verhuurkantoor gebracht. Check de informatie op je voucher of dit voor jou van toepassing is. We raden aan om dan het verhuurkantoor te bellen (nummer staat op de voucher) om door te geven dat je klaar staat om opgehaald te worden bij de aankomsthal.

Na inlevering van de voucher ontvang je de sleutel van je huurauto. Zorg ervoor dat je de auto controleert op eventuele aanwezige schades en deze laat vermelden op het ter plaatse te ondertekenen huurcontract. Zo voorkom je dat je bij het inleveren aansprakelijk wordt gesteld voor schades die niet door jouw toedoen zijn veroorzaakt. Indien van toepassing kun je voor vervoer van en naar je accommodatie en het verhuurstation een taxi nemen.

Tenzij in de reisovereenkomst met jou is overeengekomen dat je ‘one-way’ reist, moet je de auto altijd inleveren op dezelfde locatie als waar je deze hebt opgehaald. De ophaal- en inleverlocaties vind je op de voucher.

Indien je de huurauto inlevert buiten de openingstijden, word je hierover geïnformeerd. In dit geval kun je je auto parkeren op het daarvoor bestemde parkeerterrein van het verhuurkantoor en de sleutel achterlaten in de daarvoor bestemde dropbox (brievenbus). Verdere instructies voor het afmelden van de auto staan normaal gesproken vermeld in de klep van de brievenbus. De specifieke instructies voor de betreffende inleverlocatie kun je ook opvragen bij het ophalen van de huurauto. Vergeet niet je auto te controleren op eventuele schades voordat je deze achterlaat, zodat je discussies naderhand kunt voorkomen. Je kunt er ook voor kiezen de huurauto een dag eerder in te leveren en vervolgens gebruik maken van een taxi of openbaar vervoer om naar je bestemming te reizen.

Bij het in ontvangst nemen van de huurauto krijg je ter plaatse een huurcontract dat je moet ondertekenen. Op het huurcontract vind je alle informatie over je autohuur, zoals het autotype en -klasse, de verzekeringen, de huurperiode, je persoonlijke gegevens en de adresgegevens van het verhuurstation. We adviseren je het contract goed door te lezen. Als er onduidelijkheden zijn, kun je je wenden tot een medewerker op het verhuurstation of bij Hertz autohuur contact opnemen met de helpdesk via telefoon op (0031) (0) 35 697 0560, bij Sunny Cars autohuur via (0031) (0) 23 5699 696 en bij Avis op (0031) (0) 88 - 900 55 00.

Attentie:
Let goed op het bedrag waar je voor tekent bij het autohuurcontract. Dit bedrag betreft de lokale extra’s die je ter plaatse afsluit en die van je creditcard worden afgeschreven (uitgezonderd het bedrag voor één tankvulling dat als waarborg geblokkeerd wordt; bij inleveren met een volle tank vervalt deze waarborg). Wil je geen extra’s afsluiten, dan zie je alleen het bedrag voor de waarborg voor de tankvulling staan (omdat de huurkosten door ons worden voldaan). Als er (andere) kosten op staan waar je het niet mee eens bent, bijvoorbeeld een verzekering die je niet had willen hebben, geef dit dan direct aan bij de lokale baliemedewerker voordat je tekent. Op de meeste verhuurkantoren zijn naast Engelse ook Nederlandse versies van het huurcontract beschikbaar, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan door de taal.

Voor het huren van een auto heb je een creditcard (voor de borg en het betalen van eventuele extra’s ter plaatse), een identiteitskaart of paspoort en een geldig internationaal rijbewijs op naam van de hoofdbestuurder nodig. Zorg ervoor dat je bij het afhalen van de huurauto ook de juiste pincode van je creditcard bij de hand hebt, want je hebt deze nodig om de borg te voldoen. De minimumleeftijd van de bestuurder is 21 jaar en je moet minimaal 1 jaar in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.

De uitgebreide voorwaarden verschillen per land en zijn verkrijgbaar bij het verhuurstation. Vraag ernaar bij het ophalen van de huurauto. Voor de algemene huurvoorwaarden, dekking van de verzekeringen en andere informatie kun je terecht bij Hertz, Sunny Cars of Avis.

Waarborg
De hoogte van de waarborg verschilt per huurauto en deze staat in de specifieke huurvoorwaarden vermeld op de voucher (de hoogte varieert tussen ca. €750,- en €1.250,- per huurperiode).

Borg
De huurauto betaal je vooraf in Nederland, ter plaatse betaal je eventuele extra's aan de lokale verhuurpartner. Die vraagt ook een verplichte waarborg: je krijgt immers een object mee dat een behoorlijke waarde vertegenwoordigt. De borg is voor hem een garantie bij eventuele schade, diefstal, fraude of nalatigheid.

Waarborg en eigen risico
De waarborg en het eigen risico zijn twee verschillende zaken bij autohuur. De waarborg is een bedrag dat tijdelijk op je creditcard wordt geblokkeerd als garantie voor de verhuurder. Het eigen risico daarentegen is het bedrag waarvoor je zelf verantwoordelijk bent in geval van schade aan de huurauto of diefstal. Dit betekent dat als er schade is, je het eigen risico bedrag betaalt voordat de verzekering de rest dekt. De waarborg wordt na de huurperiode teruggegeven, mits er geen extra kosten zijn gemaakt.

Let op: zelfs als er geen eigen risico is, moet je vaak nog steeds een waarborg betalen. Dit komt doordat de waarborg een bredere garantie biedt voor de verhuurder. Het dekt niet alleen mogelijke schade of diefstal die onder het eigen risico valt, maar ook andere kosten zoals boetes, ontbrekende brandstof of extra schoonmaakkosten. Het zorgt ervoor dat de lokale partner enige zekerheid heeft dat alle mogelijke kosten die je tijdens de huurperiode zou kunnen maken, gedekt zijn.

Waarborg met creditcard 
Een creditcard met een pincode en voldoende bestedingsruimte is noodzakelijk. Wij raden aan om €4.000,- bestedingsruimte te hebben op je creditcard en voor een reis naar de Azoren €6.000,- (in verband met meerdere huurperiodes op de verschillende eilanden). Je kunt vaak eenvoudig je limiet tijdelijk verhogen bij je bank; kijk voor de voorwaarden op de website van je bank.

N.B. Bij grotere huurautocategorieën (Full Size, Premium, Luxury en Special klasse) zijn 2 creditcards of 1 creditcard én 1 pinbetaling nodig.

Creditcard op naam van de hoofdbestuurder
De creditcard mag niet van je ouders of een vriend zijn, maar moet écht op naam staan van degene die het huurcontract als hoofdbestuurder ondertekent. Zonder zal de lokale verhuurpartner geen huurauto meegeven. Heeft de hoofdbestuurder zelf geen creditcard maar een medereiziger wel? Zorg dan dat de reisgenoot de hoofdbestuurder wordt. De hoofdbestuurder heeft namelijk een creditcard op naam nodig.

Bij Avis en Sunny Cars is de extra bestuurder meestal inbegrepen, bij Hertz niet. Verder zijn brandstof, tolgelden, opties (accessoires) zoals een kinderzitje, navigatiesysteem niet inbegrepen. Opties moeten, in verband met beschikbaarheid, bij de boeking van je reis worden doorgegeven en ter plaatse betaald worden. Het bedrag van de additionele kosten staat op de voucher vermeld.

Via Hertz en Sunny Cars zijn álle verzekeringen inbegrepen. Bij Avis kun je nog een extra verzekering voor inzittenden afsluiten (PAI), maar meestal wordt dit ook door je reisverzekering gedekt. Check dit voor aanloop van je reis altijd even bij je eigen reisverzekering.

Wanneer er tol betaald moet worden op een bepaald traject kan het soms zijn dat dit niet mogelijk is per bankkaart/creditkaart, zorg er daarom altijd voor dat je ook een klein gedeelte contant bij je hebt tijdens de reis.

De huurauto’s op het Portugese vasteland zijn uitgerust met een zogenaamde ‘E-toll transponder’. Dit tolkastje registreert elektronisch de verschuldigde tolgelden, aangezien je op veel wegen in Portugal niet bij een loket kunt betalen. De registratie vindt plaats via camera’s boven de weg. De kosten voor het huren van dit elektronische tolkastje bedragen €1,97 tot 2,18 per dag tot een maximum van €19,72 tot 21,77. Na afloop van de huurperiode worden deze kosten automatisch van je creditcard afgeschreven. Ook de kosten voor de daadwerkelijke tolgelden worden na afloop van de huurperiode automatisch van je creditcard afgeschreven.

Attentie: zonder dit tolkastje kun je op veel wegen niet rijden, dus we raden je ten zeerste aan om hiervoor te kiezen! De kosten voor het tolkastje dienen ter plaatse te worden voldaan.

Heb je bij boeking gekozen voor een kinderzitje of zitverhoger, dan betaal je hiervoor ter plaatse. Houd er rekening mee dat, afhankelijk van de leeftijd en het gewicht van de baby of peuter, een kinderzitje verplicht kan zijn. Voor kinderen vanaf 4 jaar is ook een opblaasbare zitverhoger (Bubblebum) een gemakkelijk en goedkoop alternatief. N.B. Zitverhogers zijn verplicht in Portugal voor kinderen onder de 12 jaar die kleiner zijn dan 1.35m.

Bij calamiteiten kun je contact opnemen met het verhuurkantoor zoals vermeld op je autohuur voucher. Hier vind je ook de openingstijden; houd er rekening mee dat sommige kantoren bijvoorbeeld tijdens de siësta gesloten kunnen zijn. Raadpleeg je autohuur voucher voor de actuele openingstijden.

Het telefoonnummer in geval van pech onderweg of andere calamiteiten ontvang je ter plaatse en staat vermeld op je huurovereenkomst. Indien je assistentie nodig hebt, kun je je wenden tot de helpdeks van Hertz op (0031) (0) 35 697 0560, Sunny Cars op het noodnummer (0031) (0) 23 5699 696 of Avis op het noodnummer (0031) (0) 88 - 900 55 00.

Bij aankomst in de accommodatie dien je je met het accommodatievoucher bij de receptie te melden. Je krijgt dan te horen hoe laat je je gereserveerde kamer/appartement kunt betrekken. Bij in- of uitchecken moet je de toeristenbelasting betalen (indien van toepassing op jouw bestemming).

De internationale hotelregel is dat je tussen 14.00 en 20.00 uur dient in te checken en dat de accommodatie op de dag van vertrek tussen 10.00 en 12.00 uur vrijgegeven moet worden. Veel kleinschalige accommodaties hanteren echter geen permanente receptie en afwijkende check-in en check-out tijden. De aanmeldingstijden voor je accommodatie vind je op je accommodatievoucher(s).

Attentie: Omdat veel kleinschalige accommodaties geen permanente receptie hebben, willen zij graag weten hoe laat je verwacht aan te komen. Daarom delen wij je e-mailadres en/of telefoonnummer met de accommodatie, zodat zij contact met je kunnen opnemen als ze dat willen. Wij geven ook, indien van toepassing, door hoe laat je zult arriveren; dit is met name belangrijk als je laat aankomt. Als je bezwaar hebt tegen het delen van je persoonsgegevens (die uitsluitend voor dit doel worden gedeeld), neem dan contact met ons op.

Wil je langer gebruik maken van je kamer vanwege een late vertrektijd, dan kun je minimaal een dag voor vertrek met de hotelreceptie bespreken of er mogelijkheden zijn voor een ‘late check-out’ of dat je (tegen betaling) een extra nacht kunt boeken. Zij zullen je indien mogelijk van dienst zijn, wel of niet tegen een ter plaatse te betalen vergoeding. Wil je vooraf zekerheid, dan adviseren we je een extra nacht te boeken.

Als je later aankomt dan aangegeven op de voucher, geef dit dan tijdig op of vóór de dag van aankomst telefonisch door aan de betreffende accommodatie. Het telefoonnummer van de accommodatie vind je op je accommodatievoucher. Vivencia Travel kan nooit aansprakelijk worden gesteld als je door vertraging voor een gesloten deur arriveert, wanneer je dit niet tijdig hebt doorgegeven.

In onze overeenkomst met de accommodatie is afgesproken dat je kamer/appartement gegarandeerd is tot 24:00 uur op de dag van aankomst. Kom je daarna aan, dan moet je dit altijd aan Vivencia Travel doorgeven. Ook moet je, zoals hierboven beschreven, contact opnemen met de accommodatie.

Als je je reis begint in het centrum van een stad en je beschikt nog niet over een huurauto, dan hebben wij een taxi transfer voor je geboekt van de luchthaven naar je accommodatie in het centrum van de stad. Op je boekingsbevestiging staat aangegeven hoe de afhandeling van de taxi transfer verloopt. Reken voor de transfer op een duur van ca. 20-30 minuten, afhankelijk van de bestemming waar je heen reist.

Bij je reisbescheiden zit voor elke accommodatie een voucher met volledige naam- en adresgegevens van de accommodatie. Daarnaast staat op deze vouchers een link/QR-code naar de accommodatie in Google Maps, zodat je gemakkelijk kunt navigeren.

Het is niet mogelijk om via Vivencia Travel een parkeerplaats te reserveren. Als het mogelijk is om een parkeerplaats bij de accommodatie te reserveren, staat dit bij de informatie over de accommodatie vermeld. Op je voucher staat het telefoonnummer van de accommodatie zodat je zelf een parkeerplaats kunt reserveren. Als het niet mogelijk is om bij de accommodatie te parkeren, kun je je auto op een openbare parkeerplaats neerzetten. Informatie over openbare parkeergelegenheden vind je meestal op de website van de accommodatie zelf.

De inbegrepen maaltijden vind je op de accommodatievoucher. De arrangementen zijn op basis van logies, logies en ontbijt (en soms halfpension). Bij logies is alleen de overnachting inclusief. Bij logies en ontbijt is de eerste maaltijd het ontbijt op de dag na aankomst. Bij halfpension is naast het ontbijt ook het diner inbegrepen. De receptie geeft je de tijden waarop je deze maaltijden kunt gebruiken. Let op: afhankelijk van je aankomst- en vertrektijd kan het zijn dat er maaltijden vervallen. Hiervoor is geen restitutie mogelijk.

De beschrijvingen van accommodaties op onze website zijn gebaseerd op de gegevens die bekend waren toen je reisprogramma werd voorbereid. Soms kunnen accommodaties bij de start van een nieuw seizoen een wijziging aanbrengen waarvoor Vivencia Travel niet aansprakelijk is. Wil je echter zekerheid over de aanwezigheid van specifieke faciliteiten, neem dan contact met ons op.

De meeste accommodaties hebben kluisjes waarin je (tegen een vergoeding) waardevolle spullen zoals je paspoort en contant geld kunt bewaren. We raden je aan hiervan altijd gebruik te maken.

Eventuele preferenties en essenties die van toepassing zijn, staan op je accommodatievoucher vermeld. Let op: alleen de preferenties en essenties die op de boekingsbevestiging vermeld staan, worden op de voucher weergegeven. Uiteraard kun je ook bij de check-in ter plaatse je preferenties kenbaar maken.

Als je ter plaatse je verblijf wilt verlengen, kun je dit bij ons aanvragen. Verlenging is niet altijd mogelijk en hangt af van de beschikbaarheid van accommodatie en vliegtickets. In dit geval wordt per passagier wijzigingskosten in rekening gebracht, plus de extra kosten voor overnachting en/of vluchttoeslagen.

Als je ter plaatse om welke reden dan ook van accommodatie wilt wisselen, houd er dan rekening mee dat de oorspronkelijk geboekte accommodatie niet altijd de kosten van de niet gebruikte periode restitueert, ondanks eventuele toezeggingen door het personeel. Neem in dit geval altijd direct contact met ons op. We zullen je helpen en adviseren. Ter plaatse dien je zelf de kosten voor de nieuwe accommodatie te betalen.

Controleer direct na aankomst of je kamer of appartement in orde is. Melding van eventuele gebreken of mankementen moet je meteen bij de receptie doen. Worden deze niet of onvoldoende verholpen, neem dan contact met ons op.

Paspoort en geldigheid: Zorg ervoor dat je een geldig identiteitsbewijs of paspoort bij je hebt. Voor vrouwelijke reizigers moet alleen de meisjesnaam vermeld worden. Jij bent zelf verantwoordelijk voor het bezit van de juiste reisdocumenten.

Als je geen Nederlandse nationaliteit hebt, is het belangrijk om bij de ambassade van je bestemming te controleren of je een visum nodig hebt. Ook kinderen hebben altijd een eigen reisdocument nodig, ongeacht hun leeftijd.

Let op: de afstanden die in het reisprogramma zijn aangegeven (indien vermeld) zijn gebaseerd op de snelste, doorgaande routes. De verstrekte informatie en afstanden zijn bedoeld als suggestie. Je kunt zelf kiezen welke routes je wilt nemen, afhankelijk van je eigen reisgids, onze reistips, een wegenkaart of navigatiesysteem. Zo kun je zelf bepalen welke activiteiten of bezienswaardigheden je wilt bezoeken tijdens je individuele rondreis.

De adressen en een link naar de Google Maps van de accommodatie(s) staan op je accommodatievoucher(s). Er is geen rekening gehouden met wegwerkzaamheden of omleidingen onderweg. Wij adviseren je om vooraf je route te plannen en jezelf van de juiste verkeersinformatie te voorzien.

In het reisinspiratieboekje dat je bij je reisbescheiden aantreft, vind je de beste tips voor excursies, restaurants, en meer op je bestemming. Deze tips zijn een aanvulling op je eigen reisgids. Raadpleeg het reisinspiratieboekje voordat je een excursie of activiteit plant. Ook is het handig de website van de bezienswaardigheid te checken voor actuele openingstijden en bijzonderheden.

We doen ons best om speciale wensen te vervullen die je bij de boeking hebt doorgegeven. Of dit lukt, is vaak afhankelijk van de uiteindelijke dienstverleners, zoals de accommodatie of luchtvaartmaatschappij. Een voorkeur is daarom nooit gegarandeerd. Essenties (zoals allergieën) worden altijd schriftelijk bevestigd.

Wij raden je aan om niet te veel contant geld mee te nemen. Een klein beetje contant geld voor de eerste dag is voldoende. Er zijn op alle bestemmingen pinautomaten aanwezig.

Medicijnen: Het is handig om een kleine 'reisapotheek' mee te nemen met bijvoorbeeld pijnstillers, middelen tegen insectenbeten en darmstoornissen. Neem voorgeschreven medicijnen altijd in je handbagage mee. Je kunt je huisarts of apotheker om een geneesmiddelenpaspoort vragen, zodat je in noodgevallen je medicijnen bij een lokale apotheek kunt krijgen.

Eten en drinken: Let op dat je in het buitenland mogelijk last krijgt van ongemakken door ander voedsel. Neem medicijnen tegen diarree mee en wees voorzichtig met gekruid eten, gekoelde dranken en alcohol in de eerste dagen.

Huisdieren: Als je een huisdier wilt meenemen, geef dit dan vooraf aan bij Vivencia Travel. Houd er rekening mee dat je een dierenpaspoort nodig hebt.

Als je om welke reden dan ook eerder naar huis moet, wordt dit in eerste instantie gezien als een annulering van het resterende arrangement (100% kosten). Houd er rekening mee dat er extra kosten kunnen zijn voor het wijzigen van je vliegticket, zoals vliegtoeslagen of zelfs de aanschaf van een nieuw ticket. Ook worden er wijzigingskosten in rekening gebracht. Als je om medische redenen eerder terugkeert, neem dan eerst contact op met je verzekeraar. Zonder hun goedkeuring kan je recht op restitutie in gevaar komen!

Voor een zorgeloze vakantie is het belangrijk om een goede reisverzekering af te sluiten. Een ongeluk zit immers in een klein hoekje en de kosten kunnen snel oplopen. Vivencia Travel raadt dan ook aan om een reisverzekering en een annuleringsverzekering af te sluiten. Bij het boeken had je de mogelijkheid om via ons een verzekering af te sluiten, maar je kunt ook elders een verzekering regelen. Controleer voor vertrek of je voldoende gedekt bent!

Als je via Vivencia Travel een verzekering hebt afgesloten, ben je verzekerd bij A.S.R. Verzekeringen. SOS International is de alarmcentrale van deze maatschappij, bereikbaar 24/7 vanuit het buitenland op nummer: 0031 (0) 20 65 15 777. Je boekingsbevestiging/factuur geldt als je verzekeringspolis. De verzekeringsvoorwaarden kun je vinden op onze website. Vergeet niet je polis mee te nemen!

Verlies of diefstal
Neem altijd voorzorgsmaatregelen om diefstal te voorkomen. Bewaar waardevolle spullen in de kluis en laat geen dure items onbeheerd achter op het strand of in de auto. Laat koffers niet onbeheerd in de auto liggen. Mocht je alsnog te maken krijgen met diefstal of verlies van je eigendommen, neem dan contact op met A.S.R. of je eigen verzekeraar. Meestal moet je naar de plaatselijke politie voor een proces-verbaal, wat nodig is voor de verzekering. Als je reisdocumenten kwijt bent, neem dan contact op met de ambassade of het consulaat. Vivencia Travel is niet aansprakelijk voor verloren bagage. Als je iets belangrijks verloren bent of vergeten bent op je bestemming, kun je dit tot een week na thuiskomst melden bij ons. Stuur een e-mail naar info@vivenciatravel.nl of bel tijdens kantooruren. Na één week kunnen wij je melding helaas niet meer in behandeling nemen. Geef zoveel mogelijk details over het voorwerp, zoals merk, kleur, maat, en andere kenmerken, om de kans op terugvinden te vergroten. Wij proberen alleen waardevolle voorwerpen zoals paspoorten of sieraden op te sporen als je ze in je accommodatie bent vergeten. Verlies van items elders (bijvoorbeeld in een restaurant) kan helaas niet door Vivencia Travel worden behandeld.

Als je naar het buitenland reist, is het belangrijk om te weten dat de veiligheidssituatie daar anders kan zijn dan je in Nederland gewend bent. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met meer criminaliteit, slechte wegen, politieke onrust zoals een burgeroorlog, natuurrampen of grote demonstraties. Ook het coronavirus kan een risico vormen voor je reis, aangezien de coronamaatregelen en de mogelijkheid om een land in of uit te reizen snel kunnen veranderen.

Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen veiligheid en moet ervoor zorgen dat je de juiste documenten en benodigdheden bij je hebt, zoals een vaccinatiebewijs of coronabewijs. Vivencia Travel biedt geen garanties over de veiligheidssituatie en kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele schade die voortkomt uit de verstrekte informatie.

Voor actuele informatie over de veiligheidssituatie op je bestemming kun je terecht op de websites van Nederland wereldwijd en ANWB.

Tip: Download de Reisapp van Buitenlandse Zaken en Douane. Voeg je bestemming toe als favoriet, zodat je meldingen ontvangt als het reisadvies verandert. In de app vind je ook alle contactgegevens van Buitenlandse Zaken en lokale hulpdiensten, en kun je snel actie ondernemen in geval van nood, zoals een ziekenhuisopname of verlies van je paspoort.

Vivencia Travel vindt het belangrijk om haar bijdrage te leveren aan een duurzame wereld. Daarom compenseert Vivencia Travel standaard de CO₂-uitstoot van je vluchten, autohuur en (eventuele) overtochten via Anthesis (voorheen Climate Neutral Group). Hiermee geef je huishoudens in ontwikkelingslanden toegang tot duurzame energie. Dit zorgt voor minder CO₂ in de atmosfeer en een verbetering van de leefomstandigheden van lokale families. Met Vivencia reis je dus altijd CO₂-neutraal. Lees meer over onze CO₂-compensatie en duurzaamheidsbeleid.

Als reiziger weet je als geen ander wat er allemaal voor moois te zien en te beleven is tijdens je reis. Beleven en genieten is wat een reis écht ‘Vivencia’ maakt. Breng dit ‘Vivencia gevoel’ tot leven in woord en beeld en stuur ons na je reis je reisverslag en/of mooiste foto’s per e-mail. Wij plaatsen ze op onze website om andere reizigers te inspireren. Vergeet niet een korte omschrijving van de foto en de plek waar deze genomen is toe te voegen.

Ondanks alle goede voorbereidingen en inspanningen kan het tijdens je reis soms toch misgaan. Als je ergens ontevreden over bent of een probleem hebt, meld dit dan direct bij de betrokken dienstverlener ter plaatse, zoals de vervoerder of accommodatie. Als het probleem niet naar tevredenheid wordt opgelost, neem dan meteen contact met ons op. Zo kunnen we het probleem snel en adequaat oplossen en voorkomen we verdere schade of een klacht. Als het probleem ter plaatse niet wordt opgelost, dien je de klacht schriftelijk in, met voldoende motivatie, binnen 1 maand na je reis bij Vivencia Travel. Alleen klachten die ter plaatse bij Vivencia Travel zijn gemeld en via deze manier worden ingediend, worden in behandeling genomen. We behandelen alle klachten zorgvuldig en geven je uiterlijk 1 maand na ontvangst een inhoudelijke reactie. Klachten die niet op bestemming zijn gemeld of niet via de genoemde manier zijn ingediend, worden in Nederland niet behandeld.

Een voorbehoud
Vakantie in het buitenland betekent vaak een andere cultuur, ander eten en andere gewoontes. Dit is juist een van de mooiste kanten van reizen, maar het is ook iets om in je vakantieverwachtingen mee te nemen.

• Als je kiest voor een kleinschalige accommodatie, verwacht dan niet de comfort en faciliteiten van een luxe vier- of vijfsterrenhotel. Houd er rekening mee dat er misschien bouwactiviteiten op de bestemming zijn.

• In het voor- en naseizoen kunnen winkels, restaurants en uitgaansmogelijkheden beperkt open zijn, net als het openbaar vervoer of de hotelfaciliteiten. Bij culturele festiviteiten kan het zijn dat niet alle faciliteiten beschikbaar zijn.

• Je kunt ongedierte zoals kakkerlakken of mieren tegenkomen. Dit heeft meestal niets te maken met onvoldoende hygiëne, maar met de klimaatomstandigheden.

Voor noodgevallen zijn wij bereikbaar op 0031 (0) 570 769 157. Bel je buiten kantooruren, neem dan contact op via 0031 (0) 6 2718 5279. Mocht je niet direct iemand aan de lijn krijgen, spreek dan duidelijk je naam en telefoonnummer in, dan word je zo spoedig mogelijk teruggebeld.

Verlies van bagage
Als je bagage niet tegelijk met jou op de bestemming aankomt, meld dit dan direct op de luchthaven. Ter plaatse wordt er een rapport (Property Irregularity Report/PIR) opgemaakt. Als er daarna nog problemen zijn, vraag dan om assistentie. Kom je er niet uit, neem dan contact met ons op voor verdere hulp.

Thuisblijvers
Zorg ervoor dat je thuisblijvers weten waar je verblijft. De contactgegevens van je accommodatie(s) staan vermeld op de accommodatievoucher(s).

Specifieke informatie Italië & Frankrijk
In Italië en Frankrijk is het vaak verplicht om een badmuts te dragen op zwemlocaties, zowel bij openbare zwembaden als bij zwembaden in je accommodatie. Hoewel je vaak ter plaatse een badmuts kunt kopen, is het meestal goedkoper om deze van huis mee te nemen.